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企業文秘與檔案管理工作的有效結合

來源:萬方期刊網  時間:2016-07-04 10:32:00  點擊:

企業文秘與檔案管理工作的有效結合

1 企業文秘與檔案管理工作概述
  1.1 文秘工作
  企業管理中,文書工作與秘書工作合稱為文秘工作。文秘工作在企業整體運行的過程中起到一種承上啟下的作用。文秘工作者的工作能力對于整個企業的運作會產生極大影響,通過文秘,將管理部門與職能部門緊密聯系起來,對企業管理者來說起到一種輔助作用,幫助管理者提高工作效率。文秘在日常工作處最主要的職能就是協助管理者工作,幫助搭建管理者與各個只能部門之間的橋梁。管理者下發的命令指示需要通過文秘傳達給各個部門,而各部門對生產管理狀況等的反饋則需要通過文秘傳達給領導。“它的基本任務是:正確地建立文書處理工作秩序,及時、準確、安全地處理來往文書;輔助機關領導者處理日常活動中的政務事項;密切機關之間、上下之間的聯系。”[1]文秘工作最重要的產物就是各種公文、章程等等,而這些文件構成了檔案的最基礎部分。
  文秘工作對于企業管理運作是十分重要的,構成了企業運作管理的最基礎、核心部分,他們可以直接接觸到管理者,幫助協調管理者與各部門以及各個部門之間的工作關系,有序的文秘工作可以提高企業工作效率,促進企業效益的增收。
  1.2 檔案管理工作
  檔案管理工作對于企業來說同樣很重要,涉及到多方面的內容。檔案是企業在運作過程中產生的所有數據、結果等的總和,包括人事檔案、生產備案、銷售結果等多方面內容,是企業制定方案、制作預算、人事變動等的主LWlm要數據來源。進入新時期后,為更好促進企業發展,提高企業工作效率和經濟效益,國家相關部門制定并頒布了《企業檔案管理辦法》,將企業檔案管理進一步規范化、科學化。
  2 企業文秘與檔案管理工作的聯系與結合
  2.1 二者聯系
  從企業整個行政管理機制來看,企業的文秘與檔案管理工作都是基礎性工作,為企業其他事項的運作起到鋪墊和溝通作用。所以首先從總體上看,二者構成一種相輔相成的關系。文秘工作的最直接成果是公文,而各種公文的總和則構成檔案的一部分,或者我們也可以人文公文就是檔案的前身。只有在文秘工作的有序、有效進行之下,公文才會有秩序的成為檔案的一部分。文秘工作者對于公文的撰和制定在此環節中起到關鍵作用。在社會主義市場經濟體制下,不同企業的所有制形式有所不同,所以對于公文擬制的相關規定也有所不同,這就對公文的質量有著很高的要求,從而對于從業人員的要求也會增加。
  其次,從文秘工作者的從業要求以及企業管理需求來看,“檔案管理是每個文秘工作者的職責范圍,文秘工作避免不了要做一些檔案管理,這既符合文秘的工作性質,也符合用人單位的工作分配規則。用人單位向來把檔案管理工作分配給文秘來處理,因此,說檔案管理是文秘工作者的一門必修課是符合理據的。”[2]
  同時,從二者的工作范圍來看,文秘工作與檔案管理的工作有很多共通之處,聯系是極其緊密的。文秘在日常工作時會記錄企業運作的各種活動、實踐過程,而檔案管理也是需要將這些已經形成的文件記錄和保存下來,所以很大程度上二者的工作目的是基本一致的。由此可以說明文秘工作者不僅需要記錄檔案,更需要將這些檔案保存下來。
  2.2 有效結合
  從上文我們知道文秘工作與檔案管理處于一種相輔相成的關系,并且在工作目的和工作職能上有許多共通之處。所以在新時期下,隨著科學管理理念的引入,越來越多企業傾向于精簡部門,文秘和檔案管理工作在這時就會有效結合起來。“文件是文秘工作與檔案工作銜接的主體,檔案資料主要來源于文件,文件是檔案的前身,文件質量的好壞直接影響檔案的質量,沒有高質量的文件就沒有高質量的檔案,而高水平的檔案管理是建立在文書部門規范處理文件的基礎之上的。”[3]
  如何才能有效的將二者結合呢?隨著信息化社會的發展,計算機技術不斷更新,將現信息技術引入企業檔案管理之中成為有效的辦法。除此之外,在將企業文秘與檔案工作的結合過程中,我們還需要注意幾個問題。首先在檔案形成的初期,公文作為檔案的前身,在其由文秘剛剛擬定形成并且在企業各部門之間流傳工作的時候,這一時期還不能稱作是檔案。所以文秘從擬定之初就要把握好質量大關,遇到問題及時,將最終文件定檔。其次,檔案在經過一段時間的歸納整理后,文秘工作者要定期對檔案進行審核檢查,將重復累贅、沒有意義的公文廢棄,節省檔案空間,增加工作效率,也為日后翻查檔案減輕了工作量。但在此過程中文秘工作者在摒棄無價值檔案時必須經過企業管理者的審核,不能完全憑借自己的主觀意志來進行判斷。并且現文秘工作者應當學會應用計算機相關軟件,將檔案全部電子化錄入電腦并做好相應備份,做到企業檔案電子化。
  3 結語
  企業文秘與檔案工作是緊緊聯系在一起的,二者工作內容中有許多相似之處,如何將二者有機的結合起來成為新時期企業行政管理工作的重心之一。現企業在招聘文秘工作人員時,往往要求他們除掌握常規性文秘工作技能外還需要掌握多方面的工作技巧,這實際上也為企業在工作中將文秘與檔案管理工作的結合做好了前期準備。
  對于現企業管理來說,文秘工作時一種綜合性、實踐性較強的工作,需要文秘人員協調處理多方面問題,也是檔案管理的基礎性工作之一。隨著社會經濟的不斷發展,信息化成為時展的趨勢。信息化管理概念引入企業管理后,通過相關技術手段將企業文秘工作和檔案管理工作有效結合以來,優化了企業內部的運作機制,對企業管理、生產都產生極大促進作用。

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